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이 책은 핸드폰만으로 업무혁신과 세상을 바꾸는 시리즈 세 번째 책이다. 첫 번째 스마트 워라밸』 은 필요성을 강조한 이유(Why)에 대한 책이고, 두 번째 책 일하는 방식의 혁명』 은 무엇을 바꿀 것인가(What) 였다면, 이 책은 어떻게 실행할 것인지 구체적인 방법론(How)에 대한 실무서이자 실천적 매뉴얼이다. 4차 산업혁명 시대에 성공비결은 4Cha에 있다고 한다. Change, Chance, Challenge 그리고 Charity다. 즉 변화 속에서 새로운 기회를 잡기 위해 새로운 세상에 도전장을 내는 혁신이 필요하며 그 방향은 돈과 경쟁만이 아닌 남과 더불어 함께 가는 지혜가 필요한 시대다. 업무량은 그대로인데 근무시간 단축이라는 정부 정책 때문에 직원도 회사도 대응을 못 해서 고민을 하는 기업들과 4차산업을 위해 업무 방법의 혁신을 해야 하는 회사의 임직원들에게 이 책을 통해서 작은 변화의 계기를 제공하고자 기획되었다.

프롤로그 : 왜 이 책을 썼는가 ………… 7
제1장 기업의 생존조건 생산성 향상

01. 4차산업혁명과 디지털 워크플레이스(Digital Workplace) ………… 20
. 마이크로소프트가 구글, 애플을 제친 비결 ………… 20
. 디지털 혁신이 바꾸어 놓은 협업문화와 인사제도 ………… 23
. 디지털 트랜스포메이션과 디지털 워크플레이스 ………… 26
. 일하는 방식의 혁명으로 사무생산성 획기적 증대 ………… 31
. KTX는 표 검사를 하지 않아도 되는 이유 ………… 35
. 중소기업에 더욱 절실한 스마트워크Smart Work ………… 36
02. 52시간 근무제의 해법 스마트폰을 활용한 스마트워크 ………… 39
. 생산성 없는 52시간 근무제의 빛과 그림자 ………… 39
. 스마트워크로 생산성을 획기적으로 높이는 해법 ………… 42
. 밀레니얼 세대와 수평소통하며 함께 춤을 ………… 46
. 스마트폰이 PC보다 똘똘해졌다 ………… 49
. 스마트폰 하나만으로 일하는 방식과 조직문화를 혁신 ………… 51
. 4차산업혁명시대 창의와 상상력이 기업의 경쟁력 ………… 53
. 직원에 대한 전폭적인 신뢰와 한마음 리더십이 열쇠 ………… 56

제2장 일하는 방식의 혁명과 스마트워킹
01. 스마트워킹 관련 기술의 발전 ………… 62
. 인공지능의 3대 분야 ………… 62
02. 진화하는 스마트워킹 ………… 68
. 스마트워킹하기 위해서는 우선 데이터를 클라우드로 ………… 70
. 필요한 것은 데이터이지 보고서가 아니다 ………… 72
03. 스마트폰 기본 기술 ………… 76
. STT Speech to Text 말로 하여 문서 작성 ………… 76
. ITT Image to Text 사진 찍거나 가져와 문서 작성 ………… 80
. TTS Text to Speech 문서를 읽어주기 ………… 82

제3장 무료 모바일 앱만을 활용한 스마트워킹
01. 활용할 무료 모바일 앱 종류 ………… 86
02. 말로 하여 문서 작성 ………… 89
. 스마트폰에서 카톡 문서 작성법 ………… 89
. 구글 문서에서 음성 메시지 작성법 ………… 93
03. 사진을 찍거나 가져와 문서 작성 ………… 103
. 각종 앱의 ID 및 Password 관리 ………… 103
. 마이크로소프트 계정 등록 방법 ………… 105
. 오피스렌즈 활용법 ………… 108
04. 번역 및 동시통역 사용법 : 구글 번역 Google Translate ………… 115
. 문자 번역 ………… 115
. 말로 하여 번역 ………… 118
. 동시통역 ………… 120
. 사진 찍어 번역 ………… 122
. 기타 기능 ………… 124
05. 설문서 작성 및 사용법 : 구글 설문서 Google Forms ………… 127
. 설문서 작성법 ………… 127
. 설문서 배포법 ………… 133
. 설문서 취합법 ………… 136
. 오픈 채팅 활용법 ………… 140
06. 자료관리 및 검색 ………… 143
. 각종 클라우드 공간 활용 ………… 143
. PC 자료 업로드 ………… 146
. 구글 드라이브 파일 관리 ………… 149
. 구글 자료 검색기법 ………… 153
. 구글이나 네이버 검색 자료 활용법 ………… 160
. 각종 동영상과 이미지 자료 수집 ………… 166
. TTS 토크프리 활용 ………… 170
. 구글 드라이브 자료 검색 ………… 175
07. 원거리 동영상 회의 ………… 178
. 스마트폰 화면 미러링: 빔프로젝터, TV, PC 모니터 ………… 178
. 동영상 회의 ………… 182
. 구글 프레젠테이션 활용 동영상 회의 ………… 187
08. 협업을 위한 일정관리 ………… 191

제4장 스마트워킹 적용 방법
01. 공유 Sharing ………… 198
. 주소록 작성 ………… 198
. 문서 공유하는 방법 ………… 201
. 공유문서 변경 내용 추적 및 원본 복원 ………… 206
. 모바일 기기와 PC의 자료 동기화 ………… 208
. 한 영업사원이 스마트워킹하는 사례 ………… 209
. 회의 없이 품의서 결재하는 사례 ………… 211
02. 설문서 활용 Google Forms ………… 214
03. 원거리 화상 통화 Google Hangout ………… 219
04. 왜 구글 드라이브인가? ………… 222

제5장 무료 앱 활용 실시간 수평적의사소통 시스템 구축
01. 폴더 구성 및 구글 드라이브 초기 화면 ………… 230
02. 재무 및 경리 관리 ………… 236
. 관리회계(내부원가) ………… 236
. 손익예상 ………… 240
. 자금 및 주주관련 ………… 244
03. 품의서 관리 ………… 246
04. 인사관리 ………… 251
05. 영업관리 ………… 255
. 판매실적 ………… 255
. 영업현황표 ………… 257
06. 성과관리 ………… 262
. 관련 전임직원이 목표 공유를 통한 목표 설정 ………… 262
. 목표 실행과정 모니터링 ………… 267
07. 협업을 위한 구글 캘린더 ………… 272
08. 실시간 의사소통 시스템 구축 시 이슈 ………… 275
09. 실시간 수평적의사소통 시스템을 통한 일하는 방식의 혁명 ………… 279
. 사람 중심의 경영철학 ………… 280
. 구성원의 업무몰입도 향상 ………… 282
. 코칭기반의 성과관리 시스템을 통한 성과 창출 ………… 285
에필로그 : 일하는 방식의 혁명을 통해 진정한 워라밸 시현 ………… 288

[머리말]
‘행복한 가정은 모두 엇비슷하고 불행한 가정은 불행한 이유가 제각각 다르다.’ 세계적인 문호 톨스토이 소설 ?안나 카레니나』 는 이렇게 시작된다. 잘 나가는 집안은 화목하고 넉넉하고 걱정 없는 등 비슷하지만 안 되는 집안은 말도 많고 탈도 많아 천차만별이라는 의미에서 ‘안나 카레니나 법칙’이라고 불린다.

대한민국 호는 지금 중대한 기로에 서 있다. 세상은 5G 시대에 돌입했는데 기업에서는 아직도 2G 시대의 옷을 입고 사고를 하고 있다. 직원들은 포노 사피엔스라 불리는 밀레니얼 세대가 반 이상을 차지하고 있는데도 옛날 방식의 딱딱하고 규율적인 기업문화와 근면성실을 최고의 선으로 여기면서 수직적 지시와 통제를 통해서 일을 시키고 조직을 운영하고 있다.

미래학자 토마스 프레이는 “인류가 겪어온 지금까지의 변화보다도 앞으로 20년간의 변화가 훨씬 더 클 것이다.”라고 예고한 바 있다. 그런데도 우리는 과거의 성공체험에 매달려 있고, 일하는 방식도 과거의 습관대로 하고 있다. 기업은 살아있는 생물체다. 경영 환경이 바뀌면 나와 조직을 불행하게 만들 수 있는 씨앗이 있는지 미리 점검하여 더 이상 불행해진 기업을 닮아가거나 쫓아가지 않도록 해야 한다.

이 책은 핸드폰만으로 업무혁신과 세상을 바꾸는 시리즈 세 번째 책이다. 첫 번째 ?스마트 워라밸』 은 필요성을 강조한 이유(Why)에 대한 책이고, 두 번째 책 ?일하는 방식의 혁명』 은 무엇을 바꿀 것인가(What) 였다면, 이 책은 어떻게 실행할 것인지 구체적인 방법론(How)에 대한 실무서이자 실천적 매뉴얼이다.
4차 산업혁명 시대에 성공비결은 4Cha에 있다고 한다. Change, Chance, Challenge 그리고 Charity다. 즉 변화 속에서 새로운 기회를 잡기 위해 새로운 세상에 도전장을 내는 혁신이 필요하며 그 방향은 돈과 경쟁만이 아닌 남과 더불어 함께 가는 지혜가 필요한 시대다. 업무량은 그대로인데 근무시간 단축이라는 정부 정책 때문에 직원도 회사도 대응을 못 해서 고민을 하는 기업들과 4차산업을 위해 업무 방법의 혁신을 해야 하는 회사의 임직원들에게 이 책을 통해서 작은 변화의 계기를 제공하고자 기획되었다.

. 저녁이 있는 삶인가, 저녁 굶는 삶인가?
‘주 52시간 근무제’가 실시되면서 워라밸에 대한 관심이 급증하는 가운데 기업에서는 ‘생산성 향상’의 필요성이 점점 높아지고 있다. 생산성 향상 없이 칼퇴근 만을 강조한다면 회사는 경쟁력을 잃어버리고 저녁이 있는 삶이 아니라 ‘저녁 굶는 삶’이 기다리고 있는지 모른다. 일하는 방식의 변화 없이 법적 제재를 피하고자 근로시간만을 단축할 경우 생산할 수 있는 가치는 그만큼 감소할 것이고 가치가 창출되지 못한다면 회사는 결국 경쟁력을 잃고 어려움에 몰리는 악순환을 반복하기 시작할 것이다.

근무시간 단축은 근무관행과 조직문화를 바꾸어 업무의 효율성을 획기적으로 높여 생산성이 따라가는 것을 전제로 하지 못하면 본래의 취지를 살리지 못하고 부작용이 나타나고 만다. 불필요하게 사용되는 시간을 없애고 업무시간을 탄력적으로 만들어서 효율성을 높일 수 있는데, 이는 적극적인 클라우드 서비스 도입을 통해서 일하는 방식을 혁신적으로 바꾸어야만 본래의 목적달성이 가능하다.

이미 많은 회사가 ‘스마트 워크’를 통해 출퇴근을 중요하게 생각하지 않고 있으며 심지어 직원들의 지정석조차 없는 디지털 워크플레이스 근무환경을 제공하면서도 높은 생산성을 유지하고 있다. 이제 직원들이 일을 어떻게 하고 있는지 시스템을 통해서 상세하게 파악할 수 있기 때문에 자율권을 과감하게 줄 수 있어 직원들의 업무 몰입도는 크게 향상될 수 있게 된다. 비싼 돈을 들이지 않고 스마트폰을 활용해서 단기간 내에 스마트워킹을 가능하게 함으로써 재택근무, 유연근무 등을 즉시 시행할 수 있어 직원들의 업무 몰입도 향상과 함께 사무생산성을 더욱 크게 향상시킬 수 있을 것이다.

. 핸드폰 하나만으로 스마트워크와 획기적 생산성 향상 가능
4차 산업혁명의 기술들은 이제 별도의 하드웨어나 소프트웨어가 없이 스마트폰 하나만 있어도 스마트워킹을 할 수 있도록 지원하고 있다. 스마트폰의 무료 앱들의 기능은 매우 빠른 속도로 진화하여 과거 수천만 원, 수억 원을 들여도 그 효과를 제대로 얻어내기 어려웠던 수평적 의사소통이나 협업 시스템을 단 기간 내에 구축하여 업무생산성을 배가할 수 있도록 지원한다. 따라서 직원들의 근로시간은 크게 줄어들게 된다.

더구나 대기업에서는 ‘오피스 365’, ‘Slack’같은 협업과 공유시스템들이 본격 도입되고 있고 사람이 반복적으로 처리해야 하는 단순업무를 로봇 소프트웨어를 통해 자동화하는 RPA Robotic process automation의 인기가 올라가고 있지만 중소기업에 적용하기란 비용이나 직원들의 역량의 한계로 도입의 어려움이 있다. 곧 시행될 중소기업에 52시간 근무제에 대한 대응은 더욱 만만치 않다.

반면 스마트폰의 기능이나 손쉽게 적용할 수 있는 공짜로 제공되는 무료앱들이 쏟아져 나오고 있다. 규모가 작고 인원이 많지 않은 중소기업들과, 벤처기업에 적용한다면 손쉽게 도입이 가능하고 이러한 스마트폰만으로 일하는 방식을 바꾸는 것만으로도 간단하게 30%이상의 사무생산성을 높일 수 있다고 자신한다.

직원이 행복해야 고객을 행복하게 할 수 있고, 고객이 행복해야 이익이 많이 남아 주주를 행복하게 해줄 수 있다. 따라서 이제 기업의 모든 소속원들은 아침부터 밤 늦게까지 앞만 보고 달리는 하드워커Hard worker가 아니라 스마트워커Smart worker로 변신을 해야만 한다. 아무쪼록 이 책이 무늬만 워라밸이 아닌 직원이 행복한 회사가 되고 위기의 한국호가 경쟁력을 갖는데 작은 불씨가 되기를 기대해본다.
공저자 가재산 씀